10 výhod automatizace v ekonomickém softwaru, které vám ušetří nervy i čas
Automatizace firemních procesů se stala nezbytnou součástí dnešního business světa a velkou měrou se dotýká také softwarových řešení. Dokáže totiž zrychlit a zefektivnit běžné rutinní procesy v rámci účetnictví i obchodu. Pokud i vy přemýšlíte o tom, jak si zjednodušit vaši běžnou agendu u opakovaných podnikových činností, podívejte se na následující výhody, které vám může jejich automatizace přinést.
1. Schvalovací proces - je jedním z firemních procesů, který lze značně zjednodušit. U dobrých účetních softwarů je již nastaven proces schvalování dokladů a přístupových práv či zobrazení dle konkrétních potřeb organizace, který slouží k optimalizaci toku dokladů.
2. Pravidelná fakturace - faktury, na opakující se služby či zboží, které vystavujete pravidelně a většinou na základě smluvních ujednání, můžete začít vystavovat automaticky s pomocí generátoru v účetním softwaru.
3. Hromadné akce v účetnictví - ať už jde o každodenní rutinní úkony, nebo roční závěrkové práce, můžete si ušetřit čas využitím hromadných akcí jako jsou hromadné čištění salda, hromadné zaúčtování dokladů, hromadné načítání bankovních výpisů či hromadné přecenění faktur a finančních deníků.
4. Vytváření upomínek – jde o systém hlídání dlužníků, který za vás automaticky rozešle upomínky na základě vámi zadaných podmínek. Lze také využít automatického snižování poskytnutých slev v případě, že u zákazníka evidujete pohledávky po splatnosti.
5. Návrhy objednávek – kvalitní softwary obsahují propracovaný systém objednávání, který hlídá minimální stavy na skladech a sám navrhne množství potřebné k objednání.
6. Hromadné vytváření obchodních dokladů – jedná se o vytváření obchodních dokladů pohodlně z jednoho místa a na pár kliknutí. Pokud potřebujete rychle odbavit zákazníka, velmi vám ušetří práci.
7. Sdružování požadavků na nákup – jde o velmi užitečný nástroj, který předchází celému nákupnímu procesu a skládá se ze zjištění potřeb, jejich sumarizace a převedení do požadavků na nákup, ze kterých se poté vytváří konkrétní objednávky pro jednotlivé dodavatele.
8. Automatizace inventurních dokladů – kvalitní skladový software vám poskytne plnou podporu pro inventuru skladů. Taková inventura bývá zpravidla tvořena několika kroky, jako jsou příprava podkladů a zjištění skutečných stavů manuálně nebo čtečkou čárových kódů, nahrání zjištěných dat do inventury a vytvoření skladových dokladů, které lze v dobrém skladovém programu generovat automatizovaně.
9. Plánování tras při přepravě – užitečná funkce pro rozvozy a svozy zboží, kdy za vás aplikace vytvoří nejlepší možnou trasu a pohlídá, aby řidič z vaší firmy odvezl všechno zboží dle dodacích listů.
10. Hromadné zasílání e-mailů – v rámci dobrého informačního systému bývá již standardní funkcí hromadné zasílání některých dokladů e-mailem, např. faktur či upomínek.
Má-li všechny tyto výhody i váš software, máte vyhráno. Pokud tomu ale tak není, můžete si tyto automatizace vyzkoušet v demo verzi Allegro Software. Potřebujete poradit? Zavolejte nám na zákaznickou linku +420 603 113 677 nebo nám napište na info@allegro-software.cz.
